Datenschutzerklärung
Stand: 14. Oktober 2026
Diese Hinweise erläutern die Verarbeitung personenbezogener Daten auf xfortis.com. Sie betreffen den Besuch unserer Website sowie Kontakt-, Miet- und Rückrufanfragen. Für den Einsatz von Kameras und Zutrittskontrollen an konkreten Projektstandorten gelten gesonderte, auf den jeweiligen Einsatz abgestimmte Informationen.
1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt
Verantwortlich ist die XFortis GmbH, Robert-Koch-Weg 22b, 59427 Unna, Deutschland. Bei Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter:
info@xfortis.com · +49 2303 6768200
2. Hosting und Bereitstellung der Website
Unsere Website und unser CRM werden auf einem Server bei Hetzner in Nürnberg, Deutschland, betrieben. Hostinganbieter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.
Beim Abruf verarbeitet der Server technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Statusmeldungen sowie vom Browser übermittelte Browser-, Betriebssystem- und gegebenenfalls Referrer-Angaben. Sie dienen der Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb. Technische Protokolle werden nur aufbewahrt, solange sie für diese Zwecke oder die Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich sind.
3. Kontaktformular, E-Mail und Telefon
Im Kontaktformular verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Betreff und Ihre Nachricht; eine Telefonnummer ist freiwillig. Die Nachricht wird auf unserem Server entgegengenommen und über Microsoft Graph an unser Unternehmenspostfach bei Microsoft 365 weitergeleitet. Dabei erhält Microsoft die Nachrichten- und Kontaktdaten. Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir die mitgeteilten Angaben ebenfalls zur Bearbeitung Ihres Anliegens.
Vorvertragliche Anfragen und Vertragsangelegenheiten verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen Anfragen und der Kommunikation mit Ansprechpartnern von Unternehmen stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und unser Interesse an der Bearbeitung geschäftlicher Anliegen. Pflichtfelder sind zur Bearbeitung erforderlich; ohne diese Angaben kann das Formular nicht übermittelt werden. Eine gesetzliche Pflicht zur Nutzung des Formulars besteht nicht.
4. Mietanfragen und Rückrufwünsche
Das Formular Vermietung / Rückruf übermittelt Ihre Anfrage an unser CRM. Je nach Anfrage verarbeiten wir Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma, Firmen- bzw. Rechnungsanschrift, Geräteauswahl, Mengen, Mietdauer, gewünschten Beginn, Einsatzort, Liefer- und Montagewünsche sowie ergänzende Angaben. Für einen Rückruf benötigen wir eine Telefonnummer; ein gewünschter Rückrufzeitraum ist freiwillig. Die Angaben dienen der Beratung, Angebotserstellung und Bearbeitung Ihrer Anfrage. Es gelten die unter Ziffer 3 beschriebenen Rechtsgrundlagen. Die Übermittlung allein begründet keine Buchung.
5. Schutz vor Spam und Missbrauch
Unsere Formulare verwenden Cloudflare Turnstile von Cloudflare, Inc., USA. Beim Laden eines Formulars werden insbesondere IP-Adresse, Browser- und Verbindungsmerkmale sowie die aufgerufene Website an Cloudflare übermittelt. Cloudflare verarbeitet diese Signale zum Bot-Schutz und als eigener Verantwortlicher auch zur Verbesserung seiner Erkennung. Grundlage unseres Einsatzes ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Schutz vor automatisiertem Missbrauch und Sicherung der Erreichbarkeit.
Datenschutzhinweise zu Turnstile
Ergänzend begrenzen wir Übermittlungsversuche und prüfen signierte Formularnachweise. Dafür werden zeitlich begrenzte Zähler sowie aus IP- und E-Mail-Adressen abgeleitete, nicht im Klartext gespeicherte Prüfwerte verarbeitet. Ohne erfolgreiche Sicherheitsprüfung kann das Formular nicht abgesendet werden; alternativ können Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren.
6. Empfänger und internationale Verarbeitung
Zugriff erhalten die mit Ihrem Anliegen befassten Mitarbeiter und die hierfür eingesetzten IT-, Hosting- und Kommunikationsdienstleister. Für E-Mail nutzen wir Microsoft 365; die europäische Microsoft-Gesellschaft ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Behördliche Empfänger kommen hinzu, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Bei Cloudflare, Microsoft und bei aktivierten Google-Inhalten kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, stattfinden. Ein deutscher Hostingstandort schließt dies nicht aus. Die Anbieter erläutern in ihren Datenschutzhinweisen die jeweils eingesetzten Transfermechanismen, darunter Angemessenheitsbeschlüsse für erfasste Empfänger und Standardvertragsklauseln. Informationen zu den für unsere Verarbeitung einschlägigen Garantien und deren Kopie können Sie über unseren Datenschutzkontakt anfordern.
7. Speicherdauer
Anfragen werden so lange gespeichert, wie ihre Bearbeitung und eine erforderliche Nachbearbeitung dauern. Anschließend werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderliche Nachweise zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen. Für aufbewahrungspflichtige Geschäfts- und Steuerunterlagen richtet sich die Dauer nach der jeweiligen Dokumentart und den geltenden handels- und steuerrechtlichen Vorschriften. Solche Unterlagen werden während der Aufbewahrung nur für die verbleibenden Zwecke genutzt. Rechtsgrundlage für gesetzliche Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, für erforderliche Anspruchsnachweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die technische Versandwarteschlange speichert Nachrichten verschlüsselt, bis die Weitergabe bestätigt ist. Danach wird die Nachricht aus dieser Warteschlange entfernt; technische Zustellnachweise werden beim regelmäßigen Verarbeitungslauf nach 30 Tagen ab Eingang gelöscht. Fehlgeschlagene oder unklare Übermittlungen bleiben bis zur Klärung gespeichert. Dies betrifft nur die Warteschlange, nicht die weitere Bearbeitung im Postfach oder CRM.
8. Spracheinstellungen und lokale Speicherung
Bei einer ausdrücklichen Sprachwahl speichert Ihr Browser die Einstellung unter xfortis-language im Local Storage. Sie bleibt bestehen, bis Sie die Website-Daten löschen oder die Sprache ändern. Bei fehlender Einstellung nutzt die Website die Sprache im Link bzw. die Browserpräferenz. Die Speicherung dient der von Ihnen gewählten Darstellung; hierfür stützen wir uns auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und, soweit personenbezogene Daten betroffen sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir setzen auf dieser Website keine eigenen Analyse- oder Werbetracker ein. Sicherheitsfunktionen und aktivierte Drittinhalte werden gesondert beschrieben.
9. Google Maps, Medien und externe Links
Die Google-Karte auf der Kontaktseite wird erst nach Ihrem Klick auf die entsprechend beschriftete Schaltfläche geladen. Dann erhält Google insbesondere Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Nutzungsdaten; auch Cookies oder ähnliche Technologien können verwendet werden. Anbieter im EWR ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Grundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit erforderlich, § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Aktivierung können Sie die Anschrift als Text nutzen. Über „Inhalt deaktivieren“ oder durch Neuladen der Seite beenden Sie das eingebettete Element; bereits erfolgte Verarbeitung bleibt unberührt.
Unsere eigenen Bilder, Schriftdateien und der eingebundene TimeLaps-Film werden vom Website-Server geladen. Links zu YouTube, LinkedIn, Facebook oder zum Shop öffnen andere Angebote. Erst beim Öffnen eines solchen Links wird eine Verbindung zum jeweiligen Ziel hergestellt; dort gelten die jeweiligen Datenschutzhinweise.
10. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Widerspruchsrecht: Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Soweit Daten für Direktwerbung verarbeitet werden, können Sie dem jederzeit widersprechen. Wenden Sie sich hierfür an info@xfortis.com.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) zuständig.